BLOG

Klantcase KindPlanner: Meer leads door de juiste workflows
Het maken van segmenten of lijsten voor elk kanaal is een belangrijk onderdeel bij het inrichten van marketing automation. Hiermee zorg je ervoor dat je een breed publiek veel persoonlijker benadert en je op het juiste moment het juiste bericht bij de juiste persoon krijgt.

KindPlanner ontwikkelde beheersoftware voor kinderdagverblijven. Na de softlaunch in 2016 was 2017 het jaar van een brede introductie in de markt. Om de juiste doelgroep te benaderen zetten wij Marketing Automation in.

“Met KindPlanner krijgt u slimme software die ’het kantoor’, de groepen, ouders en kinderen onderling verbindt. Alle processen voor planning, facturatie en communicatie gebundeld in één overzichtelijke omgeving. Dit betekent informatie voor iedereen beschikbaar, op ieder moment en met minimale inspanning. De apps voor ouders en kinderen maken uw kinderopvang tot een beleving, of u nu 1 of 100 locaties heeft. Wij hebben er bewust voor gekozen de ontwikkeling in eigen hand te houden zodat u niet met een veelheid aan leveranciers te maken heeft.”

Doel

Klantenfabriek heeft samen met KindPlanner een Marketing Automation plan opgezet met als doel het bereiken van de juiste persoon, met het juiste bericht, op het juiste moment. Om dit doel te bereiken hebben we drie segmenten met elk een workflow opgezet, zodat elke bezoeker zijn eigen Customer Journey volgt.

Stap 1: Het maken van een segmentatie plan

De contacten zijn gesegmenteerd op basis van de kwaliteit van de lead en zijn positie in het aankoopbeslismodel. We maken ook onderscheid tussen de functie (welke rol iemand heeft binnen een organisatie) en het kanaal van de contactpersoon.

Workflow 1: Relaties > Gekwalificeerde lead/klant

Deze flow bestaat uit een lijst met huidige relaties van KindPlanner. Dit zijn al bestaande klanten, oude klanten en contacten waar KindPlanner nu mee in gesprek is. Deze lijst ontvangt elke vier tot zes weken een mail met een algemeen onderwerp, weetje of inhoudelijk stuk. Het is mogelijk tussen de mailings door al direct contact te maken met de relaties (wanneer deze zelf veel interacties hebben op de website).

Workflow 2: Suspect > Gekwalificeerde lead

Flow 2 is gericht op inbound marketing. Op basis van social media campagnes en landingspagina’s zorgen we voor organisch verkeer naar de website. Het is de bedoeling dat mensen hun informatie achterlaten door zich in te schrijven op de nieuwsbrief of door het downloaden van rapporten.

Deze contactenpersonen die hun gegevens achterlaten krijgen in een periode vier tot zes mailings met als doel belangstelling voor een demo te wekken.

Workflow 3: Prospect > Gekwalificeerde lead (concurrenten, handmatig toegevoegde leads, beurs bezoekers)

Flow 3 bestaat uit contactpersonen die al bekend zijn met de software van KindPlanner maar nog geen behoefte hebben om te automatiseren of al gebruik maken van een ander pakket.

Ook in deze flow maken wij gebruik van vier tot zes mailingen om de contactpersoon mee te nemen. Het verschil met de eerste flow is dat in flow 3 ook aangetoond wordt waarom de software van KindPlanner een betere optie is dan concurrerende pakketten.

Stap 2: Verzamelen van de juiste klant informatie

Door specifieke informatie per contactpersoon te verzamelen lever je contactspecifieke content. Doordat bezoekers of contactpersonen specifieke artikelen bekijken, mailcampagnes openen of rapporten downloaden maak je een persona.

Voor KindPlanner is het relevant om te weten of contactpersonen al gebruik maken van soortgelijke software en zo ja, welke. Om hierachter te komen hebben wij een aantal uitnodigende berichten gestuurd die linken naar landingspagina’s, waar een aantal vragen wordt gesteld en informatie gedeeld.

Stap 3: Het bouwen van lijsten om contactpersonen te segmenteren

Op basis van de antwoorden die een bezoeker geeft en zijn gedrag (welke pagina’s deze bezoekt en welke mailcampagnes deze opent) komt de bezoeker op een specifieke lijst. Dit is wordt geregeld door een workflow.

Stap 4: Het maken van persoonlijke communicatie

Binnen de eerste drie contactmomenten wordt een persona van een contactpersoon opgesteld. Hierdoor kan er één-op-één gecommuniceerd worden met de contactpersoon. Bijvoorbeeld: Een contactpersoon die aangeeft gebruik te maken van excel om de administratie bij te houden leidt tot een automatische mail over de voordelen van KindPlanner software tegenover excel.

Stap 5: Opschalen voor Sales

Op termijn krijgen alle leads een score met leadscoring. Wanneer een lead langer in een flow zit of erg actief is schuift deze op naar een andere lijst. Deze lijst ontvangt andere campagnes, waarin de lead meegenomen wordt om uiteindelijk een demo aan te vragen of in gesprek te komen met KindPlanner.

Als een lead klaar is voor Sales wordt er automatisch een notificatie gestuurd naar de salesafdeling. Deze kan alle contactpunten en interesses van de lead terugzien. Zo komt KindPlanner op het juiste moment met de lead aan tafel.

Wat is jouw plan voor 2021?

Het zijn onzekere tijden. Veel plannen die gemaakt zijn voor 2020 konden in maart de prullenbak of ijskast in. Hoe onderneem je in onzekere tijden? En welke ontwikkelingen zie je in 2021 waar je op kan inspelen? Deze vragen en meer beantwoorden we in ons nieuwe webinar 'Plannen maken voor 2021.'