Zorg voor een goede vervanger en maak daar heldere afspraken mee.
Weet diegene wat je taken zijn? Welke kunnen worden overgenomen en welke liggen tijdelijk stil? Wat gebeurt er met je e-mail, post en aanwezigheid bij vergaderingen? Waarvoor kun en wil je gebeld of gemaild worden en waarvoor absoluut niet? Afspraken daarover zijn van groot belang en voorkomen dat jij bij terugkomst verzuipt in het achterstallig werk. En niet meteen op vakantie wil (nadat je je vervanger wat hebt gewurgd).
Zorg dat je leidinggevende weet wat hij of zij direct kan verwachten tijdens je afwezigheid (en direct daarna!).
Tenzij je vervanger 16 uur per dag gaat werken, is het onvermijdelijk dat je werk een ‘productiedip’ zal vertonen. Projecten liggen tijdelijk stil, niet-urgente dingen blijven liggen. Accepteer dat zelf ook!
Kijk een paar weken voor je vakantie al vooruit naar je laatste werkdagen.
Blokkeer in je agenda tijd om dingen af te ronden en over te dragen. Begin alvast aan eventueel overdrachtsdocument, waarin je voor je vervanger beschrijft wat er speelt, wat hij of zij kan verwachten en wat daarmee moet gebeuren.
Begin met je werkweek niet meer aan nieuwe dingen.
Maak je collega’s duidelijk hoeveel tijd je nog hebt en wat ze wel en niet van je kunnen verwachten. Houd je agenda de laatste werkdag zo leeg mogelijk. Ga voor afhandelen, overdragen, opruimen, de laatste eindjes afbinden. Als je het goed hebt voorbereid moet dit mogelijk zijn. Houd ruimte voor onverwachte ontwikkelingen; je moet altijd meer doen op zo’n laatste dag dan je denkt. Maak je hoofd ook leeg: noteer alles in een to do list voor je collega die het overneemt of wat jij na je vakantie weer gelijk kan oppakken.
Lees in je vakantie je mail niet.
Voor je het weet meng je je in discussies. Als het goed is vertelt je out-of-officereply dat je er niet bent, dat collega X jou vervangt voor zaken die niet kunnen wachten. Zet je out-of–officereply al aan op de ochtend van je laatste werkdag en pas weer uit op de tweede dag na je vakantie. Het lijkt een zinloze buffer maar kan een wereld van verschil maken. Als je flexibel bent in je vakantiedata, kun je er ook voor kiezen om op vrijdag weer je eerste werkdag te hebben, in plaats van de geijkte maandag. Vrijdag is een rustige dag in veel organisaties en geeft je de kans om even op adem te komen en heb je meer tijd om met je vervanger de stand van zaken door te nemen. Blokkeer nog één of twee dagen om rustig te kunnen opstarten.
Maak heldere keuzes in het werk dat er op je ligt te wachten.
Je hoeft niet alles te lezen wat er is geschreven in je afwezigheid. Hopelijk heeft je vervanger al veel post en mail afgehandeld en weggegooid. Kijk wat er ligt, stel prioriteiten vast, maar blijf wel realistisch.
